Quali sono i passaggi di un piano di comunicazione a prova di creativi?

Ecco 8 step per strutturare un piano di comunicazione per creativi e artisti:

• Fai una verifica del tuo attualo materiale di comunicazione. Come comunichi?
• Imposta obiettivi SMART per il tuo piano di comunicazione in base ai risultati.
• Identifica il pubblico a cui prevedi di indirizzare il tuo piano di comunicazione.
• Delinea e scrivi il tuo piano, tenendo presente il tuo pubblico e gli obiettivi.
• Determina il/i canale/i su cui devi far arrivare i tuoi messaggi.
• Decidi chi è coinvolto e a che livello a ogni fase del processo.
• Stima una finestra temporale: quanto tempo dovrebbe richiedere ogni fase?
• Misura i risultati del tuo piano, determina i successi e le aree di miglioramento.

Prima di sederti per lavorare al tuo piano, devi decidere dove si inserirà guardando nel complesso a tutta la tua attività. Questo può aiutarti a fare il punto e a identificare eventuali aree problematiche o su cui vuoi intervenire.

Ad esempio, supponiamo che tu debba creare un piano di comunicazione per il lancio di un nuovo progetto creativo. Per creare il tuo piano, devi prima eseguire una valutazione per identificare le lacune nel tuo attuale approccio di marketing.

Dopo aver eseguito l'audit, potresti scoprire che c'è una grande lacuna riguardo ai temi e ai valori che intendi veicolare con il tuo nuovo progetto, potresti scoprire che per esempio nel progetto ci sono più soggetti interessati ed è utile coinvolgerli anche in tutta la fase di comunicazione. Assicurati di far rientrare nel tuo piano tutto ciò che scopri di aver lasciato fuori fino a quel momento e che può essere utile al tuo pubblico. 

Per condurre una valutazione dovrai raccogliere e interpretare attentamente i dati sulle prestazioni attuali e costruire un percorso basato su tali risultati. Potresti considerare di ospitare focus group o inviare sondaggi al tuo pubblico per trovare spunti di riflessione interessanti. Ovviamente, quando conduci una valutazione di questo tipo devi tenere presente l'obiettivo del tuo piano di comunicazione. Vediamo come.

Dopo l'audit ti consigliamo di definire alcuni obiettivi in ​​base ai tuoi risultati. Cosa vuoi ottenere con questo piano?

In caso di dubbio, ricorda che i tuoi obiettivi dovrebbero essere SMART: specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e basati sul tempo. Dire che vogliamo far conoscere il nostro progetto in un determinato contesto non è sufficiente: perché, a chi ci rivolgiamo, chi dobbiamo coinvolgere, entro quando?

Una buona comunicazione inizia con la conoscenza e la comprensione del tuo interlocutore. Quando si realizza un piano non c’è mai un solo e unico interlocutore, ci sono gli interlocutori diretti, quelli indiretti, quelli che già immaginiamo e quelli che ancora non conosciamo. Tieni presente tutte le parti interessate, per quali stai scrivendo? Esempi di parti interessate includono collaboratori, potenziali investitori, clienti, amministrazioni e organizzazioni locali, organi di stampa.

Per ogni interlocutore pensa a un mezzo differente che contempli il suo linguaggio e i suoi tempi di comunicazione.

Quando sei pronto per delineare e scrivere il tuo piano, è probabilmente più semplice iniziare con una tabella o un grafico utili a identificare i messaggi che devi promuovere, a chi stai indirizzando quei messaggi e su quali canali.

Dopo aver creato uno schema generale, ecco come puoi strutturare il tuo piano di comunicazione.

·         Scopo (a cosa serve questo piano di comunicazione)

·         Ruoli e responsabilità di ciascun interlocutore

·         Cosa fare e cosa non fare a ogni fase

·         Come mantenere un piano di risposta efficace

·         Piano di attacco per far fronte ai problemi che eventualmente compariranno durante il percorso

Quando scrivi il tuo piano di comunicazione, lavora con gruppi o rappresentanti delle parti interessate per migliorare la precisione e ottenere strategie in grado di raggiungere obiettivi reali o risolvere potenziali rischi. Tra i rischi per esempio ci potrebbe essere la necessità di spendere soldi per annunci a pagamento senza un ROI garantito. Per risolvere questo rischio, bisognerebbe dettagliare i diversi passaggi per garantire che gli annunci siano efficaci prima di diventare pubblici.

I canali che scegli per comunicare con il tuo pubblico dipendono dal messaggio e da chi deve riceverlo. Ad esempio, se stai creando un piano di comunicazione per il lancio di una tua mostra e devi includere il comune della tua città, la fondazione che promuove il progetto o anche i collaboratori stessi potresti pensare a una riunione preliminare di persona per capire chi maneggerà direttamente il tuo materiale, chi è incaricato di diffondere l’iniziativa e quali esperienze ha già alle spalle.

In alternativa se stai comunicando con gli utenti che sono già clienti, potresti stabilire che è meglio comunicare tramite una newsletter via e-mail o tramite WhatsApp Business.

Naturalmente i canali che sceglierai dipenderanno dagli obiettivi che ti sei prefissato, ma è importante mentre stai scrivendo il tuo piano di comunicazione che tieni bene a mente i tuoi canali di distribuzione.

Questo è davvero un passaggio fondamentale. Una volta determinato il tuo pubblico e i canali su cui viaggerà il tuo piano di comunicazione, assicurati che ognuno abbia chiaro quello che deve fare e soprattutto che si tratti della persona giusta al posto giusto.

Soprattutto quando organizziamo lanci di eventi, prodotti, presentazioni, eventi culturali spesso non teniamo presente i reali interlocutori sul territorio e diamo per scontato che se ne occupi qualcuno lungo il processo, non sapendo bene né chi né quando. A volte riponiamo la nostra fiducia su interlocutori che ricoprono determinati ruoli ma non hanno voce in capitolo nel processo di comunicazione. Assicuriamoci di stare parlando con la persona giusta!

Dovresti avere una stima approssimativa di quanto tempo impiegherà ogni passaggio nell'esecuzione della tua strategia. Ad esempio, se il tuo piano deve passare dai vertici ai dipendenti è bene tenere conto di quanto tempo impiegherà il passaggio e che tempistiche puoi prevedere per il tuo lancio.

Tieniti sempre pronto a ridiscutere i tempi e le necessità di tutti, soprattutto quando non tutto dipende da te e dai tuoi ritmi.

C'è sempre spazio per migliorare. Misura i risultati del piano dopo averlo presentato alle parti interessate e determina gli aspetti che sono andati bene e le aree di miglioramento.

Ad esempio, potresti non aver raggiunto l'obiettivo di portare più visitatori alla tua performance artistica entro un trimestre dal lancio. Potresti perciò rielaborare gli obiettivi per concederti più tempo o capire quali sono gli ostacoli che non ti stanno permettendo di raggiungere quanto ti sei prefissato.

Ricordati di scegliere sempre gli aspetti chiave del tuo progetto che riflettono al meglio ciò che sei e che fai. La comunicazione efficace è fondamentale in questo senso. Cosa devono sapere i tuoi stakeholder e come lo comunicherai al meglio?

La pianificazione della comunicazione può essere complicata, ecco alcuni suggerimenti da tenere a mente.

·         Tieni conto sempre di tutte le parte coinvolte nel processo: spesso non teniamo conto di interlocutori indiretti ma cruciali per la nostra comunicazione!

·         Permetti alle parti interessati di entrare nel processo decisionale e accetta suggerimenti da chi conosce l’audience forse meglio di te.

·         Concentrati su un obiettivo specifico e racchiudilo in un chiaro invito all'azione che dica ai tuoi visitatori, utenti, clienti cosa vorresti che facessero dopo.

·         Ricorda sempre che la tua comunicazione deve evidenziare la tua unicità con un messaggio coerente e uno stile riconoscibile.

Cosa aspetti? Lanciati nel tuo prossimo piano di comunicazione, e se ti serve aiuto corri a scoprire l'Academy di Taldeg, con i nostri corsi e webinar!